Il appartient à l’employeur de prendre en charge les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle.

Ces dépenses ont la nature de frais professionnels, et non de salaire, et par conséquent ne sont pas soumises aux cotisations sociales.

Pour ne pas être intégré dans l’assiette des cotisations sociales, le remboursement doit correspondre à la somme réellement dépensée par le salarié et sur présentation d’un justificatif.

Il est toutefois admis que certaines dépenses puissent faire l’objet d’un remboursement forfaitaire, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire de justifier du montant précis de la dépense réalisée par le salarié.

En matière de frais engagés par le salarié dans le cadre du télétravail, l’URSSAF n’admettait jusqu’à présent qu’un remboursement au réel basé sur des tableaux et des calculs de prorata qui étaient particulièrement rébarbatifs et intrusifs dans la vie privée du salarié et son domicile.

Cette position était critiquée par les partenaires sociaux dans leur recommandation de 2017 avant l’adoption de l’ordonnance de septembre. Ils pointaient du doigt l’incohérence de cette évaluation au réel avec la réalité des dispositions prises dans de nombreux accords pour indemniser forfaitairement les coûts du télétravail au domicile (siège, accès internet…), que ces coûts soient ponctuels ou réguliers.

Selon les partenaires sociaux, une réforme de l’évaluation de ces frais professionnels sur une base forfaitaire légale ou conventionnelle constituerait une évolution de nature à sécuriser les entreprises, à simplifier la gestion de ces dispositions et à éviter un surcoût qui peut devenir dissuasif.

Cette recommandation a été entendue. L’URSSAF admet désormais sur son portail que le remboursement des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle dans le cadre du télétravail puisse se faire de manière forfaitaire.

Ainsi, l’employeur peut rembourser 10 euros par mois à un salarié effectuant du télétravail à raison d’une journée par semaine. Cette limite évolue progressivement en fonction du nombre de jours de télétravail hebdomadaires (20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, etc…).

Ce remboursement peut intervenir sans que le salarié ait besoin de justifier des dépenses qu’il a effectivement supportées à l’occasion du télétravail. En revanche, l’employeur devra être en mesure de prouver que le salarié était bien en situation de télétravail pendant les jours retenus pour le calcul de la somme forfaitaire qui a été remboursée.

Rappelons que l’utilisation de ce forfait n’est qu’une simple faculté, l’employeur conserve la possibilité de continuer à rembourser ses salariés sur la base des dépenses effectivement supportées et sur production de justificatifs.

Instauré par l’article 1 de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, le code du travail numérique est désormais accessible sur le site internet suivant :  www.code.travail.gouv.fr.

Ce service permet aux employeurs et aux salariés d’accéder gratuitement, aux dispositions législatives et réglementaires ainsi qu’aux stipulations conventionnelles qui leur sont applicables.

Il ne s’agit pas d’une simple reprise en version numérique du code du travail tel qu’il est consultable sur Légifrance, mais d’un véritable outil pratique et pédagogique à disposition des acteurs du monde du travail pour faciliter la compréhension et l’application de la loi.

Il présente les règles applicables sur tous les thèmes de droit du travail et propose des boites à outils permettant d’appréhender la durée d’un préavis, de calculer le montant d’indemnités de licenciement, de rédiger des lettres de convocation etc…

Attention : les réponses fournies par le code du travail numérique ne prennent en compte ni les accords de groupe, d’entreprise ou d’établissement, ni la jurisprudence. Des vérifications peuvent s’imposer.

Par ailleurs, l’article 1 de l’ordonnance précitée précise que « L’employeur ou le salarié qui se prévaut des informations obtenues au moyen du code du travail numérique est, en cas de litige, présumé de bonne foi ».

Le législateur ne précise toutefois pas la portée de cette présomption de bonne foi. S’agit-il d’une présomption simple ou irréfragable ? Autrement dit, les parties sont-elles admises à apporter la preuve de la mauvaise foi ?

Partons du postulat que cette preuve est admise et prenons l’exemple d’un employeur qui consulte le code du travail numérique pour vérifier la durée de préavis d’un salarié en cas de licenciement.

Si l’outil lui indique une durée de préavis erronée et que le salarié ne parvient pas à démontrer la mauvaise foi de l’employeur, sera-t-il privé de son droit ? Nous pouvons en douter.

Toujours dans l’hypothèse précitée, l’employeur pourra-t-il être condamné à verser au salarié une indemnité correspondant au droit dont celui-ci a été privé alors même que la preuve de sa mauvaise foi n’est pas rapportée ? Si tel devait être le cas, l’efficacité de cette présomption de bonne foi serait pour le moins discutable.

Par ailleurs, le juge garde-t-il un pouvoir d’appréciation des faits et de leur gravité par rapport à une sanction ou devra-t-il uniquement statuer sur la bonne ou mauvaise foi de l’employeur ?

Il faudra scruter avec attention la jurisprudence des prochaines années pour analyser l’impact que pourrait avoir le code du travail numérique sur le contentieux en droit du travail.

Dans l’attente, il conviendra de rester prudent sur les conséquences liées à l’utilisation de ce nouvel outil.

Sacralisé par le RGPD, par la CNIL et par le code civil, le respect du droit à la vie privée perd-il tout son poids lorsqu’il est mis en balance avec le droit à la preuve ?

On le sait, la loi autorise le juge à ordonner la production de pièces telles que des bulletins de salaires et des contrats de travail dans des contentieux relatifs à l’égalité de traitement ou encore le registre du personnel dans des contentieux relatifs à l’obligation de reclassement.

Pour autant La Cour de cassation vient de rendre un arrêt (Cass.Soc. 11 décembre 2019 n° 18-16.516) par lequel elle invite les juges à ne pas user de ce pouvoir de manière systématique et à le mettre en balance avec le nécessaire respect de la vie privée dû à chaque salarié.

La Haute Cour rappelle que « le droit à la preuve ne peut justifier la production d’éléments portant atteinte à la vie privée qu’à la condition que cette production soit indispensable à l’exercice de ce droit et que l’atteinte soit proportionnée au but poursuivi ».

Elle casse ainsi l’arrêt de la cour d’appel de Paris qui avait ordonné à l’employeur de communiquer à un salarié arguant d’une inégalité de traitement, les contrats de travail, avenants et bulletins de salaire de 11 autres salariés sans vérifier si cette production ne portait pas une atteinte disproportionnée à la vie privée de ces derniers.

La Cour de cassation subordonne ainsi la possibilité pour le juge d’ordonner la production de documents portant atteinte à la vie privée à une double condition :

• La production doit être indispensable à l’exercice d’un droit (sous-entendu il n’y a pas d’autres moyens d’y parvenir) ;
• L’atteinte portée à la vie privée est proportionnée au but poursuivi par le demandeur.

Attention, si le nécessaire respect de la vie privée peut parfois dispenser l’employeur de produire certains documents, il lui interdit également de fournir spontanément des documents portant atteinte à la vie privée des salariés (Cass.Soc. 07 novembre 2018 n° 17-16.799).

Instaurée par la loi du 24 décembre 2018 portant mesures d’urgence économiques et sociales, la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, dite « prime Macron » vient d’être reconduite par la loi de Financement de la Sécurité Sociale de 2020, publiée au journal officiel du 27 décembre 2019.

Comme pour l’année 2019, le versement de cette prime demeure facultatif. Toutefois, si l’entreprise décide de l’octroyer à ses salariés, la prime devra être versée entre le 28 décembre 2019 et le 30 juin 2020, à l’ensemble de ses salariés et intérimaires, ou à ceux dont la rémunération est inférieure à un plafond qu’elle aura instauré.

Parmi les salariés bénéficiaires, l’entreprise pourra ensuite moduler le montant de la prime selon la rémunération, le niveau de classification, la durée de présence effective durant l’année ou encore la durée de travail contractuelle.

Comme en 2018, cette prime sera exonérée de cotisations sociales (salariales et patronales) et d’impôt sur le revenu, dans la limite d’un montant maximal de 1.000 € par salarié, et uniquement au profit des salariés ayant perçu, au cours des 12 mois précédant le versement, une rémunération inférieure à 3 SMIC (soit 55.419 € en 2020).

Le montant de la prime et les modalités de son octroi devront être fixés par accord collectif ou décision unilatérale de l’employeur. S’il opte pour cette seconde option, l’employeur devra en informer le comité social et économique avant le versement de la prime.

Il est important de signaler que la loi de financement de la sécurité sociale de 2020 impose désormais aux entreprises qui souhaitent octroyer aux salariés la prime précitée, de mettre en œuvre un accord d’intéressement. Exceptionnellement, la durée des accords d’intéressement conclus entre le 1^er janvier et le 30 juin 2020 pourra être inférieure à trois ans, sans pouvoir être inférieure à un an.

Par exception, les associations et fondations à but non lucratif poursuivant un but d’intérêt général et autorisées à recevoir des dons ouvrant droit à réduction d’impôt sont exemptées de la condition tenant à la mise en œuvre d’un accord d’intéressement.

Le projet de loi d’orientation des mobilités, qui ambitionne de réformer en profondeur le cadre général des politiques de mobilités sur le territoire national, a été définitivement adopté par l’Assemblée nationale le 19 novembre 2019.

Retour sur les principes mesures sociales.

• La mobilité comme nouveau sujet pour la négociation obligatoire en entreprise sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail

Les dispositions supplétives, prévues à l’article L.2242-17 du Code du travail, fixent les thèmes à aborder en matière de négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail à défaut d’accord collectif d’entreprise. Le projet de loi d’orientation des mobilités ajoute à cette liste « les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail, notamment en réduisant le coût de la mobilité, en incitant à l’usage des modes de transports vertueux ainsi que par la prise en charge des frais » de transports engagés par les salariés. Ces mesures portent sur la mise en œuvre du télétravail, l’aménagement des horaires de travail, la facilitation de l’usage du vélo ou du covoiturage etc.

A défaut d’accord avec les partenaires sociaux, l’employeur devra élaborer unilatéralement « un plan de mobilité employeur » sur les différents sites qui portera sur l’amélioration et la valorisation des déplacements domicile-travail de son personnel avec des modes de déplacements « propres ».

• La création d’un « forfait mobilités durables »

Le projet de loi d’orientation des mobilités prévoit de substituer à l’indemnité kilométrique vélo un « forfait mobilités durables » pour promouvoir les différents types de transports vertueux. Ce forfait va permettre à l’employeur de prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses salariés pour les déplacements domicile-travail qu’ils effectuent à vélo, en covoiturage ou encore en transports publics (à l’exception des frais d’abonnement aux transports publics).

Les montants, les modalités et les critères d’attribution de ce forfait seront définis par accord d’entreprise ou, à défaut, par accord de branche. A défaut de tel accord, la prise en charge est mise en œuvre par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE. Afin d’encourager ces nouvelles pratiques, ce forfait sera exonéré de cotisations sociales pour l’employeur et d’impôt pour les salariés dans la limite de 400 euros par an, dont 200 euros au maximum au titre des frais de carburant.

Le projet de loi adopté est pour l’heure soumis à l’examen du Conseil Constitutionnel. Si les mesures présentées ci-dessus ne sont donc pas encore entrées en vigueur, la saisine ne porte pas sur ces dispositions et la décision du Conseil est imminente. Leur entrée en vigueur est donc une question de jours.