Il appartient à l’employeur de prendre en charge les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle.

Ces dépenses ont la nature de frais professionnels, et non de salaire, et par conséquent ne sont pas soumises aux cotisations sociales.

Pour ne pas être intégré dans l’assiette des cotisations sociales, le remboursement doit correspondre à la somme réellement dépensée par le salarié et sur présentation d’un justificatif.

Il est toutefois admis que certaines dépenses puissent faire l’objet d’un remboursement forfaitaire, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire de justifier du montant précis de la dépense réalisée par le salarié.

En matière de frais engagés par le salarié dans le cadre du télétravail, l’URSSAF n’admettait jusqu’à présent qu’un remboursement au réel basé sur des tableaux et des calculs de prorata qui étaient particulièrement rébarbatifs et intrusifs dans la vie privée du salarié et son domicile.

Cette position était critiquée par les partenaires sociaux dans leur recommandation de 2017 avant l’adoption de l’ordonnance de septembre. Ils pointaient du doigt l’incohérence de cette évaluation au réel avec la réalité des dispositions prises dans de nombreux accords pour indemniser forfaitairement les coûts du télétravail au domicile (siège, accès internet…), que ces coûts soient ponctuels ou réguliers.

Selon les partenaires sociaux, une réforme de l’évaluation de ces frais professionnels sur une base forfaitaire légale ou conventionnelle constituerait une évolution de nature à sécuriser les entreprises, à simplifier la gestion de ces dispositions et à éviter un surcoût qui peut devenir dissuasif.

Cette recommandation a été entendue. L’URSSAF admet désormais sur son portail que le remboursement des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle dans le cadre du télétravail puisse se faire de manière forfaitaire.

Ainsi, l’employeur peut rembourser 10 euros par mois à un salarié effectuant du télétravail à raison d’une journée par semaine. Cette limite évolue progressivement en fonction du nombre de jours de télétravail hebdomadaires (20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, etc…).

Ce remboursement peut intervenir sans que le salarié ait besoin de justifier des dépenses qu’il a effectivement supportées à l’occasion du télétravail. En revanche, l’employeur devra être en mesure de prouver que le salarié était bien en situation de télétravail pendant les jours retenus pour le calcul de la somme forfaitaire qui a été remboursée.

Rappelons que l’utilisation de ce forfait n’est qu’une simple faculté, l’employeur conserve la possibilité de continuer à rembourser ses salariés sur la base des dépenses effectivement supportées et sur production de justificatifs.